duminică, 16 ianuarie 2011

Strategii si structuri de comunicare organizationala



Este un fapt binecunoscut deja ca pentru eficienta unei organizatii este nevoie de o buna comunicare (interna si externa). Comunicarea interna se realizeaza intre membri aceleiasi organizatii in timp ce cea externa se refera la comunicarea intre organizatii diferite, totodata in cadrul organizatiilor se face distinctia intre comunicarea formala si cea informala, comunicarea pe orizontala si comunicarea pe verticala (de la inferior la superior, de la superior la inferior).
In cadrul unei organizatii se creaza structuri de grup pentru transmiterea unei informatii. Acestea se impart in structuri centralizate (in stea, in lant, in Y) si structuri descentralizate (toate legaturile si in cerc). Grupurile centralizate reusesc cel mai bine in indeplinirea sarcinilor simple deoarece persoana centrala are obligatia de a strange informatia de la cei aflati la periferia structurii si de a impartii sarcini catre acestia, astfel incat deciziile sa fie luate mai rapid. In schimb in acest tip de retea, dezinteresul indivizilor plasati la periferie este cel mai ridicat, iar nivelul de satisfactie cel mai redus. Pe de alta parte structurile noncentralizate au un grad mai ridicat de satisfactie a tuturor membrilor si de motivatie a acestora, dar lipsa unui lider poate cauza ivirea cele mai multor erori. Cand vine vorba despre sarcini complexe grupurile descentralizate  sunt considerate mai eficiente.
Studiul de fata isi propune prezentarea strategiilor si  structurilor comunicationale in cadrul unei organizatii non-guvernamentale. Pentru aceasta am luat drept exemplu Asociatia Studentilor la Comunicare si Jurnalism (ASJC).  ASJC – Youthpress Romania este un ONG profesional ce consolideaza o comunitate de tineri jurnalisti si comunicatori, care sa contribuie la evolutia unui mediu profesional echilibrat. Asociatia ofera oportunitati de dezvoltare si networking prin desfasurarea propriilor proiecte si participarea la proiecte nationale si internationale organizate de catre parteneri. [1]
Idea infiintarii unei asociatii care sa reunueasca tineri pana la varsta de 30 de ani interesati de domeniul comunicarii a luat contur in anul 2005, pentru ca in numai 3 ani aceasta sa isi dobandeasca statutul legal. ASJC – Youthpress Romania este din iunie 2008 membru cu drepturi depline a European Youth Press (EYP), o organizatie umbrela pentru 18 organizatii de tineret de media de la nivel European.
In cadrul ASJC exista un Board[2] care ia decizile privid directia generala in care merge organizatia (ex. pozitionarea spre PR (relatii publice/comunicare) sau spre Jurnalism), numar de membri noi acceptati, strategii de fundraising(strangere de fonduri) si accepta/refuza noi proiecte.
Boardul e format dintr-un presedinte (are grija ca asociatia sa evolueze, mentine armonia intre ceilalati membri ai boardului), un secretar general (se ocupa de acte, situatii financiare, deconturi), un VicePresedinte pe HR (el conduce departamentul de HR- comunicare interna) si un VP pe Comunicare (el conduce departamentul de PR- comunicare externa), VP Foundraising (Atrage fonduri folosind diferite strategii- bartere,sponsorizari,intrari platite la evenimente)
Vice presedintii la randul lor conduc un departament. Au grija ca oamenii sa aiba activitati clar delimitate. Se asigura ca oamenii pot fi evaluati si evolueaza. In Board, ei reprezinta interesele oamenilor pe care ii conduc. Putem astfel distinge urmatoarea schema de comunicare interna:

BOARD (Presedinte, VP.Hr, VP.Comm, Secretar,) ------------->DEPARTAMENTE (HR,Comunicare, Fundraising.)--------------> MEMBRII------------> (oameni de HR, oameni de comunicare, si fundraiseri).

Trebuie mentionat ca informatia se modifica atunci cand trece de la un nivel la altul (indiferent daca e de "jos in sus": membru--->coordinator department--->Board; sau de "sus in jos": Board---coordonator----membru ). Astfel, in Board exista cateodata tensiuni (din cauza asta sunt 5 membrii si nu 4 sau 6; ar putea sa iasa"remiza" cand voteaza). Insa atunci cand este prezentata decizia finala, ei par un grup omogen si unit in fata membrilor.
Invers, membrii pot fi nemultumiti dintr-un oarecare motiv. Coordonatorul de departament primeste informatia (sub forma de feed-back[3] de obicei), apoi o prezinta, in alta forma boardului. Scopul coordonatorului este de a rezolva problema, dar ca sa faca asta, trebuie sa prezinte intr-un mod in care membrii boardului sa rezoneze cu solutia propusa.
In cadrul ASJC exista doua contexte de desfasurare a activitatilor. Activitatea continua a ONG-ului [Board->coord. dep-> membrii] despre  care am vorbit mai sus si proiectele [Project Manager-> Board,echipa proiect-> Public].
Cand ne referim punctual la proiectele asociatiei trebuie sa mentionam ca Project managerul este cel care conduce echipa de proiect.  In functie de proiect echipa poate fi formata din sub-departament de comunicare, sub-departament de HR, sau pot fi acoperite de departamentul stabil al organizatiei. In acest sens voi aduce ca exemplu politica de recrutare a noilor membri. Dupa perioada de selectie acestia sunt impartiti in echipe care trebuie sa gandeasca si sa construiasca un proiect propriu. Proiectul castigator  va fi coordonat de un PM abia intrat in asociatie si un junior PM (membru vechi cu rol de suport).Va avea propriul depepartament de comunicare format din ceialti membri nou-intrati (chiar daca unii fac parte din departamentul  stabil al altui departament – o persoana poate intra in ASJC la Fundraising, dar in proiectul castigator sa faca PR ).
Asadar in cadrul unui proiect exista un departament de comunicare propriu, departament de HR propriu, dar Fundraisingul se face de departamentul stabil al ASJC.
Ca o concluzie, exista o organigrama a ONG-ului stabila, unde fiecare are rolul lui clar definit si o organigrama dinamica care este creata la inceputul fiecarui proiect in functie de nevoi.


In comunicarea interna non-proiect

Informatia (comunicarea) merge prin niste canale deja stabilite. Sedinte de board, sedinte de departament, sedinte generale, minute (un fel de transcriere a unei sedinte care se posteaza pe grup[4]). Organizatorii intalnirilor anunta locul si ora, primesc confirmari. Fiecare intalnire are un desfasurator. Aceasta fiind schema de comunicare de Sus in Jos.
De Jos in Sus se comunica de obicei prin feed-backuri si mailuri persoanale.


Comunicarea interna in proiect

In paralel, atunci cand incepe un proiect, se faca o organigrama in functie de nevoi  (un proiect poate nu are nevoie de HR- ex. o conferinta) se face o recrutare interna si se aleg X oameni. Ei comunica prin intalniri saptamanale (PM---> coordonatori--- executivi) si intalniri informale (pot fi oricat de dese, au loc intre grupuri mici de oameni)
. Pentru ilustrarea comunicarii interne in proiect voi lua drept exemplu proiectul Media Night. Media Night este eveni­mentul organizat cu scopul de a crea legaturi intre viitoarea generatie de jurnalisti si comunicatori si profesion­istii media: jurnalisti, fo­tografi, oameni de televizi­une si radio, profesionisti din industria online si, nu in ultimul rand, reprezent­anti ai celor mai mari agen­tii de publicitate si PR din Romania. Media Night este, in acelasi timp, Balul Bobocilor de la Facultatea de Jurnal­ism si Stiintele Comunicarii.
O unealta vitala de comunicare in proiecte este statusul activitatilor (din Diagrama Gantt). In aceasta diagrama sunt trecute in functie de departamente toate task-urile(activitatile necesare derulari proiectului) si dead-line-urile (termenul limita pana la care trebuie rezolvata problema). Astfel incat nerespectarea unui dead-line din cadrul unui department poate stopa activitatea altui department. De exemplu cand foundraiser-ul primeste bani trebuie sa anunte ca apoi departamentul de comunicare sa faca afise, daca depaseste termenul preconizat pentru rezolvarea acestei activitati nici departamentul de comunicare nu va putea merge inainte pentru ca sponsorii trebuie trecuti in afise. Fiecare membru al echipei trebuie sa confirme ca a terminat sau nu taskul care i-a fost atribuit. De obicei se foloseste un grup de discutii privat pentru comunicarea in proiecte.
Alta linie a comunicarii interne intr-un proiect este relatia PM (project manager) ---> Board. PM-ul trebuie sa arate niste obiective, sa prezinte rezultate, sa ceara nevoie de ajutor cand e cazul. Informatiile astea pot fi sau nu cunoscute de membrii echipei de proiect. Informarea asta se face prin niste statusuri ca de exemlu:"Saptamana asta am gasit formatie si scena, am pus afisele conform planului, dar nu am strans bugetul necesar pentru cadouri".
Pentru o ameliorare a comunicarii organizationale pe langa o buna implemantare a strategiilor si schemelor de comunicare, trebuie avuta in vedere si dinamica grupurilor. Indivizii pot ocupa diferite roluri in cadrul grupului: lider, organizator, opozant, analist, animator, marginal etc. De aici decurg moduri diferite de a actiona fata de aceste profiluri, moduri care permit sesizarea punctelor slabe ale grupului.
O buna comunicare atat interna cat si externa este intotdeauna o prioritate pentru organizatii, dar din cauza nerespectarii schemelor de comunicare, sau din cauza unor factori de alta natura se poat ivi conflicte care slabesc organizatiile. Pentru ca acest lucru sa nu se intample frecvent rolul specialistilor in comunicare devine vital.




[1] http://asjc.wordpress.com/about/
[2] Echipa de conducere
[3] Raspuns la o problema, impresie generala despre un anumit lucru
[4] Grup privat de discutii pe internet

Niciun comentariu:

Trimiteți un comentariu